CMMI远程评估最新规定及实践分享

疫情影响,美国CMMI研究院分别于3月19号和4月15号规定,自3月20日起至6月30日,准许CMMI V2.0基准评估、SCAMPI A V1.3评估、以及相关CMMI V2.0和V1.3培训以远程方式提供。
为保证远程评估和培训的顺利进行,CMMI研究院日前颁布了相关细则、指南和专门的工具包(CMMI Virtual Delivery Toolkit),指导评估师、讲师及合作伙伴们进行CMMI远程评估和培训的实施。本文整理了CMMI研究院针对远程评估的规定,并分享了近一个月来实施远程评估的经验。

(一)CMMI远程评估最新要求

1.1 提交申请
a、自4月15日起,所有的远程评估需要提交《虚拟交付通知表》;
b、每次仅提交一个申请;
c、   一般评估,需要提前7天申请。


1.2建立评估计划
a、根据MDD来建立评估计划,并且基于如下检查单做检查;
  • 计划中的关于远程部分的条目标识高亮或注释;

  • 确保说明了远程评估的技术细节,包括访谈的视频工具等;

  • 在计划中识别远程评估的风险并且包含缓解措施;

  • 在日程和评估中要预估足够的时间;正常情况下一天8小时的评估工作,在远程评估时可能是不可行的;请参照MDD适当延长评估天数;

  • 考虑时差影响,规划单独的小组在不同时间完成评估工作。

b、在CAS里创建V2.0的评估计划时,选择是否进行远程评估(CAS新增功能)。

1.3 评估准备
a、评估师与Sponsor做远程评估沟通
评估师与Sponsor做远程评估沟通确保他们知晓评估过程中没有录音,并且了解Sponsor是否需要评估组成员签订额外的保密协议,向Sponsor提交CMMI研究院关于远程评估的文件(Message to Sponsors 20 Mar 2020);
b、工具准备
  • 可选择远程评估工具:ZOOM、企业微信、钉钉、腾讯会议;

  • 使用耳机,最好使用可消除噪音的耳机,以确保声音清晰度并降低噪音背景噪音;

  • 网络设备;

  • 摄像头、话筒。

c、   建立准则
建立远程评估期间的交流和行为准则,例如放慢语速,讲话后暂停以留出网络延迟时间等等。
d、进行预演
在进行远程评估之前,充分了解远程平台工具及其功能,最大程度地利用远程平台的互动功能,并事先与ATM和企业参评人员进行排练。例如,Zoom可以设置会议室登陆账户和密码,允许授权人员进入会议室,这些安全功能对评估的保密和非传播规则至关重要。


1.4开展评估
a、完成EVSD实践域中实践1.1、1.2、2.1的要求(EVSD实践域的内容详见CMMI Virtual Delivery Toolkit)
  • 识别远程评估的需求和约束;

  • 建立远程评估方案;

  • 实施、沟通、并遵循远程评估的解决方案,并实时解决问题。

b、按计划开展远程评估工作,并缓解风险。
c、   进行远程评估访谈时,需要打开视频,以查看参与者的反应,并验证是否满足保密和非传播规则的要求。


1.5上报评估结果
CMMI虚拟交付试验报告(CMMI Virtual Delivery Pilot Report,详见CMMIVirtual Delivery Toolkit)
  • 针对EVSD实践域里各个实践的实施总结;

  • 注释填写完整,尤其是经验和教训,为下次远程评估提供参考;

  • 保留远程评估笔记;

  • 在计划阶段和完成时与ATM和评估参与人员一起评审CMMI虚拟交付试验报告;

  • 在评估完成15日内提交报告。

不按上述要求进行远程评估,可能会面临不能按时上报评估结果,或评估结果被拒绝

(二)远程培训要求

2.1   提交申请
a、自4月15日起,所有的远程培训需要提交《虚拟交付通知表》;
b、每次仅提交一个申请;
c、一般培训,需要至少提前7天申请;高成熟度概念培训或公开课,需要至少提前14天申请,待研究院批准后才能开展。


2. 2    建立培训计划
a、讲师必须使用《讲师指南》和培训计划模板制定培训计划
  • 计划中的关于远程部分的条目标识高亮或注释;

  • 确保说明了远程培训的技术细节,包括培训的视频工具;

  • 在计划中识别培训的风险并且制定缓解措施;

  • 在日程和培训过程中预估足够的时间。

b、如计划开展V2.0的培训,在CMS创建培训时,选择“VILT”选项。


2.3   培训准备
a、工具准备
  • 可选择远程授课工具:ZOOM、企业微信、钉钉、腾讯会议;

  • 使用耳机,最好使用可消除噪音的耳机,以确保声音清晰度并降低噪音背景噪音;

  • 网络设备;

  • 摄像头,话筒。

b、建立准则
建立远程培训的交流和行为准则,例如放慢语速,讲话后暂停以留出网络延迟时间等等。
c、进行预演
在进行培训之前,充分了解远程工具及其功能,最大程度地利用远程工具的互动能力,并与学生进行预演。
d、在培训开始前至少3天提供培训资料及其访问权限。


2.4.     开展培训
a、完成EVSD实践域中实践1.1、1.2、2.1实践的要求(和评估的要求相同)
  • 识别远程授课的需求和约束;

  • 建立远程授课方案;

  • 实施、沟通并遵循远程授课方案,并实时解决问题。

b、按计划开展培训工作,并缓解培训中识别的风险。
c、学员和讲师之间要有一定程度的互动,讲师有责任计划、引导和确认学员达成了学习目标。


2.5.     培训结束
a、完成培训所需的报告。
b、CMMI虚拟交付试验报告模板(和远程评估相同)
  • EVSD实践的如实描述;

  • 注释填写经验与教训,为下次远程培训提供参考;

  • 保留远程培训的记录;

  • 培训完成时,收集学员反馈,并与学员一起评审《CMMI虚拟交付试点报告》。

  • 及时提交报告。

c、每位讲师必须完成并提交课程讲义。

(三)CMMI2.0远程评估最佳实践分享


我在3月底到4月初参加CMMI 2.0的ML5级远程评估,评估师是高山老师。下面针对此次评估中的一些关键活动做一些分享。

3.1 启动会议(Opening Briefing)
a、参与评估的人员在召开启动会时,有条件的最好在公司大会议室集中参加远程启动会议。在条件不允许的情况下,参会人员最好找独立的会议室参加会议,避免公共办公区域,以保证会议不受外部环境的影响。
b、进入会议室后,参会人员各自打开摄像头,关闭麦克风。如果多人在同一个会议室,则仅保留一个外放音响,其它予以关闭。如需要发言,同样仅开一个话筒,这样可以避免现场声音交叉输入造成啸音和回声。
c、会议设置主持人一名。根据会前确定的议程,依次主持人开场,主任评估师做启动报告,高层领导发言,完成启动会议。


3.2 确认实践的实施(Confirm Practice Implementation)
a、文档审查
文档资料上传到加密网盘,或者企业配置库,提供内外部ATM下载。ATM可以根据经验和交流的便捷程度,划分小小组, 譬如在公司集中办公的ATM和居家办公的ATM。每个小小组对本小组文档进行检查并记录文档审查结果。每个小小组根据各自的条件,利用集中会议和远程会议的方式对本小组的文档审查结果进行讨论,达成一致。
b、访谈
根据评估方法的要求,访谈环境需要具备保密性,在一个封闭、无干扰的空间,访谈人能看到被访谈人,交谈内容双方能够准确清晰的听到。如果期望在远程条件下满足以上要求,需要对远程访谈进行仔细设计,例如:
  • 具备集中办公条件的,准备一个封闭的会议室,采用一个摄像头,可以看到会议室全貌,面对被访谈对象,准备访谈。注意在这种情况下,一次访谈的人数不应过多。

  • 公司内部ATM成员和被访谈人员集中在会议室,内部的ATM和被访谈对象采取面对面坐的方式进行访谈。

  • 外部ATM登陆远程会议室,打开摄像头,进行访谈并对访谈进行记录。如果访谈者或被访谈者在同一个会议室进行访谈的,并使用多台电脑登陆远程会议室,仅开一个电脑的音响和话筒。

  • 被访谈的对象坐在内部ATM的对面,坐在共用的电脑能够看到的区域,参加访谈。

注意,在访谈期间,为了保证访谈过程的保密性和无干扰,访谈期间会议室不允许有任何人员的进出,并且访谈期间不可接听电话。
c、实践刻画
实践刻画是确定实践级实践实施的程度和组织级实践实施的程度,需要审查每一个弱项、强项和建议项。由小小组内进行讨论和表决之后,再由ATM全体成员达成共识。评分过程需要充分讨论并保密。因此,建议所有企业内部ATM集中到一个会议室(除开特殊情况,譬如疫情期间处于被隔离状态,可独立选择一个空间),打开各自的摄像头和公共摄像头,仅保留一个音响和话筒,逐一对实践进行表决。对于强项、弱项、建议项打开文档进行审查和表决。表决时,ATM各自在摄像头内出示手势即可。注意为了保证表决结果的保密性,在表决期间不能有任何非ATM组成员进入会场,也不允许拍照和录像。


3.3   初步发现会议(Preliminary Findings)
初步发现会议的目的是向评估参与人员征求反馈,以确认初步发现的正确性。初步发现会议一般是评估参与人员参加,其他人员不被邀请。有条件的话,会议可以集中在会议室。条件不允许的话,参会人员可以找独立的空间参加会议,避免办公区域。会场的布置、纪律和议程与启动会议相同。在会议期间,初步报告的发布人(一般是评估师),应该严格遵守保密和非传播规定。

3.4 刻画组织级的实践实施(Characterize OU Implementation)
此活动的目的是对各个实践域的组织级实践进行评分、能力水平进行评分和成熟度等级进行评分,由ATM全体成员参与,且评分过程需要充分和保密。因此在远程评估时,为了达到以上要求,所有企业内ATM需集中到一个会议室(除开特殊情况,譬如疫情期间处于被隔离状态,可独立选择一个空间),打开各自的摄像头和公共摄像头,仅保留开一个音响和话筒,逐一对目标达成情况进行表决。表决时,ATM各自在摄像头内出示手势即可。
注意为了保证表决结果的保密性,在表决期间不能有任何非ATM组成员进入会场。

3.5   最终结果发布(Final Findings)

最终结果发布会议是对评估结果的发布,可以邀请更多的人参与结果发布会议。在最终结果发布之前或者之后,主任评估师可以就评估结果安排与Sponsor的远程会议沟通。

3.6 其他风险及应对措施

a、计划风险
  • 充分考虑时差因素,适当延长评估的天数,保证每日工作量合理;

  • 充分考虑远程评估的不确定性,譬如网络不稳定带来的等待等,预留10%左右的缓冲时间。

b、设备稳定性风险
  • 设备调试。确保远程评估不受硬件环境的差异如电脑配置、网络条件、地域(国内外环境)等因素的影响,提前准备备用设备;

  • 流程彩排。确定每一场活动的流程和主持人、协调人员,做好设备间的切换,流程切换的演练,确保切换流畅,提高远程评估的效率。

c、保密性风险
  • Sponsor、ATM和协调员签署保密协议。

  • 远程会议期间不可进行录制和截图。

  • 评估结束所有ATM删除各自电脑上的评估资料,确保资料不泄露。


此次因新型冠状病毒疫情影响,CMMI研究院暂时全面开放了远程评估和培训。远程评估和培训给企业和学员带来了很多有利之处,譬如减少了差旅时间和开支,降低了人员协调的困难,参与人员可以在异地随时参会,也提高了人员的参与度,譬如最终发布会议不受空间和地域限制,允许更多的人参与进来,扩大了CMMI评估的影响范围。但是,远程评估和培训也增加了一些风险,比如敏感数据的泄露、对被访谈人员的身份确认、对远程学员是否集中精神上课不容易监控等等。

根据CMMI研究院4月15日最新的规定,新型冠状病毒疫情结束之后,远程评估将会立即停止。不过CMMI2.0的基准评估活动中, 87%的活动是允许远程进行的,只有13%的活动是必须现场完成的,因此疫情过后,CMMI评估中的部分活动还是可以远程进行的。远程评估和培训不等于降低要求,而是需要评估师和企业花更多的计划和准备时间,才能很好地完成远程评估和培训的工作。

本文仅为参考资料,最终规定以CMMI研究院官方要求为准。

文档链接:

  • CMMI Virtual Delivery Toolkithttps://cmmiinstitute.com/resource-files/partner/lead-appraiser-materials/cmmi-virtual-delivery-toolkit/cmmi-virtual-delivery-toolkit

  • COVID-19 Travel Ban Mitigation 2020年3月17日:https://cmmiinstitute.com/resource-files/partner/general/partner-webinars/covid-19-travel-ban-mitigation-slides

  • QuarterlyPartner Webinar 2020年4月14日: https://cmmiinstitute.com/resource-files/partner/general/partner-webinars/quarterly-partner-webinar-april-2020-slides


作者:

吴乔姑,高级咨询师,北京睿思得企业管理咨询有限公司

高山,高成熟度主任评估师,北京睿思得企业管理咨询有限公司


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